Como declarar

Serán objeto de inscripción en el Registro de Protección de Datos, según se establece en el Artículo 18 de la Ley del Parlamento Vasco 2/2004, de 25 de febrero, los siguientes:

a) Los ficheros a los que se refiere el artículo 2.1 de esta ley.

b) Las autorizaciones a las que se refiere la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

c) Los códigos tipo que afecten a los ficheros inscritos.

d) Los datos relativos a los ficheros inscritos que sean necesarios para el ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación, cancelación y oposición.

En cuanto a los Ficheros de Datos Personales, la declaración se ajustará a lo previsto en la Resolución de 21  de Julio de 2005, del Director de la Agencia Vasca de Protección de Datos por la que se establecen los modelos normalizados y los medios por los que debe procederse a la solicitud de las inscripciones de creación, modificación o supresión de ficheros en el Registro de Protección de Datos de la Agencia Vasca de Protección de Datos.

Esta resolución contempla, esencialmente, lo siguiente:

1. Aprobación de modelos y soportes.

Se aprueban unos modelos normalizados de solicitud, tanto en soporte papel como en soporte digital,  de inscripción de ficheros de datos de carácter personal creados o gestionados para el ejercicio de potestades públicas por las Administraciones Públicas, Instituciones, Corporaciones y Entes Públicos a que se refiere el artículo 2.1 de la ley 2/2004.

2. Contenido de los modelos.

Estos modelos están compuestos por:

• una hoja de solicitud de inscripción,
• un formulario de notificación del fichero.

Se hará constar la información contenida en la disposición o acuerdo de creación o modificación del fichero y toda aquella necesaria para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

3.  Obtención y tramitación de los modelos en soporte papel.

• Los modelos normalizados de solicitud de inscripción en soporte papel se podrán obtener gratuitamente en la Sede de la Agencia Vasca de Protección de Datos o podrán descargarse de esta página Web.
  • --> Descargar los modelos en formato comprimido (.zip)
• Los modelos normalizados de solicitud de inscripción en soporte papel convenientemente cumplimentados y firmados deberán ser presentados en el Registro de Protección de Datos de la Agencia Vasca de Protección de Datos o en cualquiera de los registros u oficinas públicas a las que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992 de 30 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

4. Obtención y tramitación de modelos en soporte digital

• Se aprueba el diseño normalizado de los modelos en soporte digital de la solicitud de inscripción de ficheros de datos de carácter personal. Aquellas Administraciones interesadas técnicamente en dicho diseño, habrán de solicitarlo directamente a la Agencia Vasca de Protección de Datos.
• La Agencia Vasca de Protección de Datos facilita un programa informático para la generación de solicitudes de inscripción que puede descargarse desde esta página Web.
  • --> Instrucciones y Descarga del Programa en formato comprimido autoinstalable
• Dicho programa permite generar un fichero con la documentación de inscripción, de acuerdo con el formato normalizado al que se alude más arriba. El programa permite la remisión a la Agencia del fichero generado, bien directamente a través de Internet, bien mediante un soporte digital (disquette).
• En ambos casos deberá cumplimentarse y firmarse la hoja de solicitud de inscripción generada por el programa (papel), que habrá de presentarse en el Registro de Protección de Datos de la Agencia Vasca de Protección de Datos o en cualquiera de los registros u oficinas públicas a las que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992 de 30 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

5. Actualizaciones.

• Las actualizaciones que, como consecuencia de avances tecnológicos,  cambios formales y otras modificaciones accesorias se produzcan en la forma de declaración serán realizadas a través de esta página Web.

6. Firma electrónica.

• Cuando esté disponible el uso de la firma electrónica avanzada para la Instituciones, Órganos, Corporaciones, Entes y Organismos responsables en cada caso, la remisión de la hoja de solicitud de inscripción se podrá realizar a través de Internet.

7. Subsanación de errores y presentación de documentación complementaria.

• Si en la solicitud de inscripción  o en las hojas del formulario de notificación del fichero, ya sea en soporte papel o en digital existieran defectos  o errores que impidieran tramitarla o no se ajustasen al diseño y demás especificaciones establecidas en la Resolución aludida, se requerirá al solicitante para que en el plazo de diez días subsane los mismos.
• Del mismo modo se actuará en el supuesto de recibirse a través de Internet el formulario de notificación y no recibirse la hoja de solicitud de inscripción conforme a lo prevenido en el apartado anterior.
• Si transcurrido dicho plazo, los defectos o errores no han sido corregidos se entenderá desistido de su solicitud.